Cómo me organizo

Uso dos herramientas para organizarme: Google Calendar y Google Drive.

Luego hay otras más secundarias que estoy comenzando a utilizar pero siempre acabo volviendo a las primeras. Las uso desde el 2010, año en que necesité organizarme mejor para sacar adelante los cursos de bachillerato.

Me organizo para estudiar, pero estos consejos valen también para los que trabajan o para aquellos que estudian y trabajan.

Lo primero que hago es crear eventos en Google Calendar con los horarios fijos y repetidos que tengo a lo largo de un semestre o un año. También marco las horas de dormir porque así son más visuales los momentos libres que me deja cada día. En Google Calendar es muy sencillo crear un evento y repetirlo durante semanas o meses. Los que lo quieran hacer todo a mano tienen que dedicar más tiempo para repetir estos eventos. Y lo bueno de hacerlo con Google Calendar es que hoy todo el mundo tiene un móvil con Android y esas notificaciones son instantáneas, así que no hay excusa para no saber lo que uno tiene que hacer en cada momento del día.

Como digo, el primer paso es saber los horarios fijos: de descanso, de clases, de trabajo... Esas son horas que no podemos evitar a lo largo de cada semana. Lo interesante viene con el resto de horas que nos quedan libres.

Mi método aquí es organizarme desde el primer día para saber con semanas de antelación cuándo hay que entregar los trabajos o cuándo son las fechas de los exámenes. En la Universidad avisan de estas fechas con suficiente antelación así que no hay excusa para no estudiar con tiempo o preparar un ensayo tranquilamente. Este tipo de organización sirve, ante todo, para no estresarse y para crear una rutina de estudio y trabajo durante el tiempo, de modo que si un día no podemos hacer todo lo que queremos, no ocurra nada malo... evitando dejar todo para la noche antes de la prueba o día de presentación.

Una vez que sé los exámenes o trabajos que tengo entonces toca crear un documento en Google Drive. Este documento lo meto en una carpeta donde está bien descrito el grupo en que se encuentra. Si, por ejemplo, tengo un examen de turco en un mes, crearé un documento dentro de "Clase de turco para extranjeros" y lo titularé "Organización para el examen final" o "Estudio - Clase de turco para extranjeros".

Dentro de este documento suelo comenzar con la organización en serio. Dependiendo de la importancia o de la dificultad de la asignatura le dedico más o menos horas. Si el examen no es muy complicado, le dedico unas 15 sesiones de estudio, equivalente a dos semanas dedicando de media hora a una hora diaria. Si el examen es final, entonces lo multiplico a mi gusto. El caso es que en tu Google Calendar esas sesiones queden reflejadas y bien separadas en el tiempo, de modo que poquito a poco vayas completando el estudio y llegues al día del examen con mucha calma. 

Hay gente sin fuerza de voluntad. Yo he sido una persona así durante mucho tiempo pero gracias a esta forma de organización el calendario de Google ha sido una segunda conciencia mía (creada por mí, a mi gusto) que me recordaba sin falta qué tenía que hacer a cada momento.

La herramienta más útil de productividad es, al menos para mí, este calendario.

Hay gente que utiliza aplicaciones de tareas, como Any.do. Yo he estado utilizando esta aplicación durante unas semanas pero no es tan llamativa como Google Calendar. La posibilidad de postergar la realización de los eventos es demasiado sencilla y apetitosa mientras que, en Google Calendar, tienes que intentar que el evento que no vas a hacer en determinado momento pueda entrar en otro día y otra parte de tu calendario. Y si tu calendario está hasta arriba de actividades esto es casi imposible.

Se trata, con este método, de mostrar gráficamente las actividades  que realizaremos a lo largo de toda una semana (o un mes, dependiendo del alcance de la organización).

Un saludo.

Francisco Riveira

En Estambul, Turquía.